物業管理投標書制作
投標的一般程序
1.獲取標信息，決策是否參與投標
2.報送投標申請，接受資格審查
3.獲取與熟悉標文件并參與答疑和現場勘查
4.投標決策與編制投標書
5.報送投標書
6.參加開標及答辯會
7.中標和簽訂物業服務合同
 
投標流程分解
一、甄別標信息
1.對標方主體的需求分析
（1）對標方真實意圖的了解、分析與把握
Ø 是真標還是走過場
Ø 是重名譽還是重質量
Ø 是比服務還是比價格
（2）對競爭對手的分析
Ø 可能競爭對手的篩選
——從標書對投標企業的投標資格入手
Ø 主要競爭對手特點的了解
Ø 可能的競爭因素， 是否有特殊的目的
（3）對標方主要負責人的了解分析
Ø 未來標方對物業管理的分管體制
Ø 對物業管理的了解掌握程度
Ø 未來與其合作的難易與融洽分析
2、企業對履約可行性的分析
Ø 是否符合企業發展空間
Ø 是否具有同類型物業的相對優勢
Ø 是否有相應的關鍵人員儲備
 
 
二、獲取標文件

1. 物業管理企業在獲得投標信息后，即可收集相關信息，并按企業的拓展計劃，確定投標意向。
2. 物業服務企業在確定參與標活動后，應組織相關人員在對標物業項目基本情況分析和物業管理模式確定的基礎上，制定切實可行的物業服務方案。
3. 獲取標文件后，應迅速落實公司經營資質的有關資料和證件，詳細閱讀文件內容，熟知各項要求，特別是對標文件中投標保證書、履約書、獎罰措施等項應仔細分析研討，并向標單位確認投標書中不清楚事項，以便作準備。

 
　三、考察物業現場
投標單位組織人員到物業現場進行現場實地考察，對照標文件有關內容、仔細分析，從而為管理方案的構想奠定基礎。

四、編制投標書
（一）、成本測算

1. 投標制作人需了解新崗位薪資；
2. 了解配備各類物資的市場價格行情。對需要按年折舊或攤銷的費用，測算周期不應超過合同期限；
3. 根據擬承接物業的管理服務范圍、類型、檔次、標準等進行專題分析，作出較為精確的測算。在確定單價時，要從競爭戰略高度和戰術要求上去推敲，單價確定后與工作量相乘，便可得出管理服務費總標價。

4.對于競爭性較強的項目，可考慮適當的價格優惠措施，以增加本企業獲標的勝算度。
 
 
（二）編制標書方案
　  1. 介紹投標企業的概況和經歷
首先介紹投標單位的位置、規模、經營資質等級、企業性質、機構、資本、人員結構等基本情況，著重介紹現轄物業類型、名稱、管理面積及歷年獲得的效績、成果、經驗。
在介紹公司優勢時要突出重點，宣傳公司“人無我有，人有我強”的特色。
2. 分析所投標的物業管理特點
 項目簡介通常包括如下內容：
（1）顧客基本情況。如業主（或物業使用人）清單、顧客基本特征（年齡、職業、籍貫等）。
（2）物業基本情況。如物業的地理位置、占地面積、建筑面積、物業類型、機電設備清單、配套設施清單等。
（3）項目開發情況。如開發建設單位、設計單位、承建商、施工單位、項目開發及交付的進度、主要戶型、售價等。
（4）項目周邊情況。水、電、氣、暖、有線電視、電話、寬帶等生活服務單位的分支機構、聯系方式；醫院、學校、公交站、超市、銀行、郵局等服務網點的分布；派出所、居委會等聯系方式。
（5）競爭對手情況。如對周邊同類項目的調研（物業服務企業、提供的服務項目及標準、物業服務費價格、顧客評價等）。
通過對投標物業建筑架構、配套設施、周邊環境、居民結構等方面進行分析、綜合其布局、功能上的特點，列出管理上的難點， 提出相應的管理措施。
 
　　3. 擬定質量管理目標和采用的管理方式
 
　　質量管理目標，是管理單位在合同期內應取得樣的社會效益、經濟效益、環境效益、其質量考核標準以職能部門和當地主管部門制定的相關法規文件為依據。
 
　　管理方式，是管理單位對投標物業在管理運作、綜合服務等方面擬采用的方式，如實行"一體化管理"、"以區養區"，推行ISO9002質量體系規范化運作等方式。
 
4. 擬定管理服務內容 
包括開發建設期間將提供的管理服務內容、物業竣工驗收期間的管理服務內容、住戶入住及裝修期間的管理服務內容、實質運作期間的管理服務內容。重點是實質運作的管理服務內容，大體分為為房屋管理、保安、清結、維修、綠化、社區文化活動等七大服務，內容力求周詳。
 
　　5. 物資裝備計劃
本著合理配置、保障利用的原則，對員工住房、管理辦公用房以及各類設備和用具，擬出一個周密的計劃，計劃中應確切列出住房面積、物品分類單價及金額。
 
　　6．管理人員配備
根據物業實際需求設置管理骨干、很好人員、，力求精簡高效，在管理層、操作層人員的年齡、學歷、職稱（技術人員）、用工類型上均要按一定比例配置。對各崗位人員應制訂出相應的崗位職責和條件。但基本的原則是：組織架構扁平化、高效運作、能快速響應業主需求。
 
7．管理規章制度
包括管理單位員工內部制度和約束各方的公共契約，各項制度均要以法律為準繩，以地方相關法律為依據，結合實際而定，使之具有合法性、實用性和可操作性，也才能產生約束力。
 
　　8．檔案建立與管理的設立
應按標準化、電腦化建立檔案管理流程，將系統收集環境資料（圖片）、建筑工程資料、圖紙、住戶檔案資料、裝修維修記錄、文書檔案、財務報表、小區榮譽等各類資料進行整理、分類、編目進入電腦儲存，以備檢查利用。
 
　　9．經費收支預算
根據標文件中提供的數據，以及實地考察了解到的材料進行測算，制定經費收支測算表。
　　
10．提出經營、管理、服務的新思路
為提高管理水平，投標者可依據所投物業的實情，重視社會熱點，在創建安全文明單位、實施科學化、規范化管理、開展增收節支、服務承諾等諸方面提出即務實又能體現創新的大思路，以確保管理目標的實現。
 
11. 應急方案的編寫：方案要做到“幾定”：定人、定責、定時、定器具
12.社區文化與便民服務
針對標物業的客戶群體狀況，制定適宜該社區的社區文化安排與便民措施。這是直接服務于業主的內容，因而會受到評委們的重視。
 
13.標書文字稿和表格編寫完成后，對擬訂的物業服務方案進行審核、校對、調整、排版、印制、裝幀、蓋章封裝等工作
審核：

1. 如企業法人或委托代理人是否按照規定簽字或蓋章，是否按規定加蓋單位公章；
2. 投標人單位名稱是否與資格審查時的單位名稱相符;
3. 投標書中的甲方單位名稱是否正確；
4. 授權書、承諾函等格式是否與標文件要求格式一致，文字打印是否有錯字；
5. 投標書日期是否正確，是否與封面所示吻合
6. 目錄編號、頁碼、標題是否與內容編號、頁碼（內容首頁）、標題一致;
7. 目錄內容從順序到文字表述是否與標文件要求一致；
8. 報價表格式是否按照標文件要求格式，子目排序是否正確，單價×數量與是否等于總計金額，報價明細總計是否與投標報價函金額一致；
9. 所承諾的內容與投標書其他有關內容是否一致；
10. “組織機構圖”、“人員簡歷”及擬入職務等是否吻合，主要技術及管理負責人簡歷、經歷、年限是否滿足標文件強制標準；
11. 投標文件的紙張大小、頁面設置、頁邊距、頁眉、頁腳、字體、字號、字型等是否按規定統一。

五、報送投標書應注意的問題
1. 投標文件的送達。投標人熟記標文件中的遞交投標書的時間和地點，按照標文件規定的地點，在規定的時間內送達投標文件。。
 
六、參加開標及答辯會
投標現場是展示投標企業自身實力，從眾多投標人中脫穎而出的關鍵環節，在答辯中，述標人應做到：

1. 保持儀表：著裝整潔、舉止大方、眼睛專注有神、展現自信；
2. 對投標書的內容做到了如掌，包含：涉及到的作業常識、技術標、測算依據、保障機制、承諾條件等；
3. 語言表達能力：清晰、簡練、重點突出有條理、音量適中、對答如流；
4. 腦子要活，嘴要嚴。明智選擇些內容該講，些內容不該講，自信果斷和技巧拖延相結合；
5. 理要正，引用數據或政策法規；

 

答辯流程注意事項：
   1.在進入會場之前，答辯人還應檢查自己的儀表是否符合標準。
2.進場和退場的形式：答辯場合大致分為兩種：一是封閉式，即評委和標方代表及其他有關人員在單獨房間，答辯人在外等候，按排名先后依次進入；二是開放式，即評委和標方代表及其他有關人員、答辯人在同一場所，之間沒有封閉，大家在一起關注整個現場答辯過程。無論封閉式還是開放式場合，答辯人都要依次入場和退場，采取正確的進場和退場形式也能顯示出答辯人的素質。
   進場：現場答辯會場一般都設有大門。若門是關著，應先敲門（輕扣三下），得到應答許可后方可進入。進入答辯會場以后，答辯人應主動與評委和標方代表打呼、握手或微笑致意等。
   退場：對物業管理公司來說，一次答辯的圓滿完成，退場是后一道關卡。當答辯完成以后，在評委和標方代表的示意下（如果采取的是封閉式答辯），主動退場，此時應起身向評委和標方代表及有關人員致謝，并禮貌地與他們道別，出門禮儀與進場相同；出門后，應回身輕輕將房門關好。
 
3. 介紹：一是由評標委員會工作人員介紹雙方；二是由答辯人員做自我介紹。應當向評委和標方代表致意，一般應起立或點頭微笑。
 
4.在答辯場合，無論自己的知識多么豐富，能力多么出眾都切記不要和別人爭辯，也不要借此來壓倒評委和標方代表使他們難堪。在他們愿意聽取自己意見的時候，可以把知道的東西講出來供他們參考；同時要聲明講出來只是給他們做參考，還要聲明自己所知道的是有限的，如果有錯誤，希望他們能夠不客氣地加以正。
 

1. 在聽到不利的意見的時候應不應該反駁呢？要區別以下幾種情況分別對待：

 　1）如果與評委和標方代表剛認識，對他們的脾氣、人格、作用、身世都不太清楚，那么對于不同意的意見好不要反駁，也不必隨聲附和。如果他們問到時可以推說：“某人的話，也有他的道理，各人有各人的看法，所謂仁者見仁、智者見智，不能一概而論。”
 
　　2）如果評委和標方代表在答辯會上發表荒謬至的意見，或散布對本公司有害的謠言，那么就應該立即提出反駁。但是，在這種場合就需要一點說話的技巧，一方面要一針見血地揭示對方的錯誤，另一方面要輕松幽默地爭取大家的同情；切忌感情用事、大喊大叫、談吐不清，這不但會把氣氛弄得非常緊張，而且也不能讓人明白你的意思。
 
七、中標和簽訂物業服務合同
1.標人在投標有效期截至時限30日前確定中標人，評標委員會推薦的中標候選人應當限定在1--2人，并標明排序。
標人向中標人發出中標通知書，同時將中標結果進行公示，公示時間不得少于三個工作日；
2.標人和中標人應當自中標通知書發出之日起30日內，按照標文件和中標人的投標文件訂立書面合同，并按標方要求交履約擔保金。
3.標人與中標人簽訂合同后5個工作日內，應當向中標人和未中標人的投標人退還投標保證金。